VeriFactu nella ristorazione in Spagna: cosa richiede alla cassa di un bar o ristorante e come prepararla

VeriFactu ha cambiato data due volte sul BOE, la Gazzetta Ufficiale spagnola, e il 5 ottobre 2026 il Ministerio de Hacienda, il ministero delle Finanze spagnolo, ha annunciato un terzo cambiamento che non è ancora stato approvato. Ci sono blog che assicurano che sia già obbligatorio e siti di casse che scrivono 2027 nel titolo e 2026 nelle loro domande frequenti. Questa guida spiega cosa il regolamento richiede alla cassa di un bar e lo traduce in scene che conosci: il caffè al banco, il tavolo che chiede fattura, la chiusura di notte.

Risposta breve: VeriFactu richiede alla cassa di un bar o di un ristorante che ogni scontrino generi un registro concatenato e non cancellabile e porti un QR fiscale, e che gli annullamenti lascino traccia. Al 15 ottobre 2026, nessuna attività è ancora obbligata a fatturare con un sistema adeguato. Il BOE impone di averlo prima del 1 gennaio 2027 se l'attività è soggetta all'imposta sulle società e prima del 1 luglio 2027 negli altri casi (Real Decreto-ley 15/2025). Il Ministerio de Hacienda ha annunciato che prevede di rinviare gli obblighi pendenti fino a ottobre 2028, senza fissare il giorno né chiarire se includa le società, e non c'è nessuna norma approvata. Dal 29 luglio 2025, il tuo fornitore della cassa può venderti solo software adeguato.

In 60 secondi

VeriFactu nella ristorazione, l'essenziale:

1. Stato al 15 ottobre 2026: il BOE impone il sistema adeguato prima del 1 gennaio 2027 ai contribuenti dell'imposta sulle società e prima del 1 luglio 2027 agli altri (Real Decreto-ley 15/2025). Ottobre 2028 è solo una previsione del Ministerio de Hacienda, senza giorno né norma approvata, che non chiarisce se includa le società.
2. Il Ministerio de Hacienda ha annunciato quella previsione il 5 ottobre 2026. Le date del 2026 che circolano ancora appartengono a un calendario precedente (Real Decreto 254/2025), sostituito prima che entrasse in applicazione. Il calendario completo, con lo stato di ogni data sul BOE, è nell'articolo Quando è obbligatorio VeriFactu?.
3. L'obbligo riguarda il programma di fatturazione: la cassa deve generare registri concatenati e non cancellabili, con QR fiscale su ogni scontrino. L'hardware non si cambia quasi mai.
4. Dal 29 luglio 2025 ogni software di fatturazione in vendita deve essere già adeguato. Chiedi la dichiarazione di responsabilità.
5. Non esiste un elenco di casse omologate dall'AEAT, l'Agenzia delle Entrate spagnola: il modello è quello della dichiarazione di responsabilità del produttore.
6. La multa di 50.000 euro per esercizio punisce una fattispecie concreta: sistema non conforme e per di più senza la certificazione dovuta, o certificato ma alterato. La mancanza di certificazione si può sanzionare solo dalla data di obbligo di ciascuna attività. Fabbricare o vendere software a doppio uso si sanziona già dal 2021, con 150.000 euro al produttore o rivenditore per esercizio con vendite e tipo di sistema.
7. Chi è soggetto alla normativa forale dei Paesi Baschi o della Navarra resta fuori da VeriFactu: nei Paesi Baschi vige TicketBAI e in Navarra oggi non c'è nessun sistema equivalente in vigore. Canarie, Ceuta e Melilla invece rientrano.

In Plattio, il software di gestione per ristoranti che unisce prenotazioni, comande, incasso e fatturazione in un unico sistema, vediamo lo stesso schema del registro orario. Il locale che si adegua in bassa stagione lo risolve con calma. Quello che aspetta l'ultimo trimestre finisce per cambiare cassa in piena campagna di cene aziendali.

Come è stata realizzata questa guida

Questa guida si appoggia su fonti primarie. Dal BOE usa il Real Decreto-ley 15/2025, che fissa il calendario in vigore, e il testo consolidato del Real Decreto 1007/2023, il regolamento dei sistemi di fatturazione. Usa anche la Orden HAC/1177/2024, che definisce il dettaglio tecnico, e il regolamento di fatturazione (Real Decreto 1619/2012). Per le date di Bizkaia usa il calendario di attuazione definitiva di Batuz. Dall'AEAT usa la nota informativa sul Real Decreto-ley 15/2025 e le domande frequenti, aggiornate al 21 luglio 2026. Il rinvio a ottobre 2028 viene dalla nota informativa del Ministerio de Hacienda del 5 ottobre 2026, che lo annuncia senza una norma approvata.

Il Real Decreto-ley 15/2025 è stato convalidato dal Congresso dei Deputati l'11 dicembre 2025. Il progetto di legge nato da quella convalida è decaduto con lo scioglimento delle Cortes (il Parlamento spagnolo) il 6 ottobre 2026. Il real decreto-ley resta in vigore, e questa guida indica la data di ogni affermazione. È una guida operativa per ristoratori, non consulenza fiscale. Per il tuo caso concreto (regime, codici attività, territorio forale, procedimenti aperti), rivolgiti al tuo consulente.

Cosa dovresti portarti da questo articolo

• Certezza: quale data ti riguarda secondo il BOE e dove seguire lo stato del rinvio.
• Criterio: cosa cambia davvero nella cassa di un bar, dal QR dello scontrino all'annullamento con traccia.
• Processo: come preparare il locale prima della tua data di obbligo, senza aspettare l'ultimo trimestre.
• Lista di controllo: le domande esatte da fare al fornitore della cassa, scaricabili per portarle in riunione.

La tua data di VeriFactu, in sintesi

La regola pratica per conoscere la tua data, finché non viene pubblicata un'altra norma, è guardare come è tassata l'attività. Se il ristorante è una SL, la srl spagnola, presenta l'imposta sulle società e deve avere il sistema adeguato prima del 1 gennaio 2027. Se sei un lavoratore autonomo, paghi l'IRPF, l'imposta sul reddito delle persone fisiche, e devi averlo prima del 1 luglio 2027, la stessa data delle comunioni di beni e degli altri enti in attribuzione di redditi. Posti a sedere e personale non cambiano la data. Chi applica il SII, per obbligo o per adesione volontaria, resta fuori da VeriFactu, come chi è soggetto alla normativa forale dei Paesi Baschi o della Navarra.

L'articolo sullo stato del rinvio di VeriFactu spiega cosa manca perché il rinvio diventi la data legale e cosa succederebbe se il 1 gennaio 2027 arrivasse senza una norma.

Se da qualche altra parte hai letto gennaio 2026, è perché VeriFactu ha avuto tre date sul BOE, con due rinvii approvati, e ne ha una quarta solo annunciata, senza giorno. Il 6 ottobre 2028 che circola è la data in cui la fattura elettronica tra imprese (B2B) arriva agli altri imprenditori, secondo l'AEAT, e applicarla a VeriFactu è una deduzione. La cronologia, norma per norma, è nella sezione sulle quattro date di VeriFactu. Quando un sito ti dà una data, verifica se separa ciò che è pubblicato sul BOE da ciò che è annunciato e quando è stato aggiornato l'ultima volta.

Cos'è VeriFactu e cosa cambia dentro la cassa

VeriFactu è il nome con cui si conosce il regolamento che disciplina i sistemi informatici di fatturazione (i SIF, nel linguaggio della norma). Il software di cassa di un bar che emette scontrini è un SIF, quindi il regolamento lo riguarda in pieno. Cosa richiede, in pratica:

• Un registro per ogni scontrino. Ogni volta che il sistema emette uno scontrino o una fattura, genera nello stesso momento un registro con i dati fiscali dell'operazione: emittente, numero e serie, data, tipo, base, IVA e importo totale. Il registro riporta anche la data, l'ora e il fuso orario della sua generazione.
• Impronta concatenata. Ogni registro incorpora un'impronta crittografica calcolata sui propri dati e su parte dell'impronta del registro precedente. La catena rende rilevabile, matematicamente, che qualcuno cancelli o inserisca scontrini a posteriori.
• Niente si cancella. Uno scontrino emesso per errore si annulla con un registro che lascia traccia. Gli errori di importo o di dati si correggono con fattura rettificativa. Il sistema non può permettere di eliminare, rinumerare o riscrivere ciò che è già emesso.
• QR fiscale su ogni scontrino. Ogni scontrino e ogni fattura che escono dal sistema portano, su carta o in PDF, un codice QR tra 30 × 30 e 40 × 40 millimetri con i dati essenziali dell'operazione. La fattura elettronica strutturata lo incorpora come URL, senza il grafico. È obbligatorio in entrambe le modalità, ma non fa la stessa cosa in ciascuna. In VERI*FACTU, il cliente che lo scansiona verifica lo scontrino contro i registri già in possesso dell'AEAT. Nella modalità di conservazione non c'è nulla contro cui verificare, e la scansione serve a lasciare traccia della fattura presso l'AEAT.
• Capacità di trasmissione all'AEAT. Il sistema deve poter inviare i registri in modo automatico e sicuro, sia se lavora in modalità di invio sia se l'AEAT li richiede.

VERI*FACTU o modalità di conservazione: cosa conviene a un ristorante

Il regolamento ammette due modi di adempiere, e la scelta conta perché cambia il carico tecnico del locale:

Per quasi ogni ristorante la risposta è VERI*FACTU. L'argomento classico contrario, la connettività del locale, è neutralizzato dalla norma stessa. Se salta internet si continua a fatturare: il sistema mette i registri in coda e li reinvia con tentativi almeno ogni ora.

Prima di attivare qualcosa, tieni presente che provare non ti lega. L'articolo 16.5 del regolamento dice che la modalità si mantiene almeno fino al 31 dicembre dell'anno del primo invio effettivo. Una delle domande frequenti dell'AEAT ripete quella regola. Ma la nota dell'AEAT e un'altra delle sue domande frequenti chiariscono che quel lucchetto non è ancora chiuso. Fino alla tua data di obbligo sei in periodo di prova e puoi smettere di trasmettere quando vuoi. Attenzione alla parola «prova»: le fatture che emetti in quei mesi sono fatture reali, con il loro QR e i loro registri inviati davvero. L'ambiente di preproduzione dell'AEAT, questo sì, senza effetti fiscali, è un'altra cosa ed è per sviluppatori. E la dicitura VERI*FACTU sullo scontrino può comparire solo mentre si trasmette davvero.

Quello che VERI*FACTU ti risparmia di custodire sono i registri di fatturazione già trasmessi, non le fatture. Conservare le fatture emesse e ricevute e i libri registro resta un tuo obbligo, in via generale quattro anni ai fini fiscali e sei dall'ultima registrazione contabile ai sensi del Codice di Commercio spagnolo. Ci sono casi con termini più lunghi, quindi prendili come minimi.

Il quotidiano del locale, scena per scena

Le guide generiche su VeriFactu sono scritte per gli studi professionali. Un ristorante ha la sua casistica, e qui si decide se l'adeguamento dà fastidio o passa inosservato.

Il caffè al banco è una fattura semplificata

Lo scontrino di sempre è, per la norma, una fattura semplificata (tipo F2). La ristorazione ha un privilegio espresso nel regolamento di fatturazione spagnolo: può emetterla fino a 3.000 euro IVA compresa, contro il limite generale di 400. Con VeriFactu il tipo di documento resta lo stesso, e ogni scontrino, anche un caffè da 1,50 euro, genera il suo registro con impronta concatenata nel momento dell'emissione.

Il cameriere sbaglia a incassare

Incassare due volte il tavolo 4, mettere una bibita sul conto sbagliato, chiudere con l'importo errato: tutto questo continuerà a succedere. Cambia il modo di correggerlo. Lo scontrino sbagliato si annulla con un registro che lascia traccia, e l'importo si corregge con una rettificativa. C'è un terzo caso che non tocca la fattura. Se è sbagliato solo il registro (un dato trascritto male nel generare l'annotazione, con lo scontrino corretto), il sistema emette un registro di correzione che sistema il precedente, senza annullare né rettificare nulla. Se la tua cassa attuale risolve gli errori facendo sparire lo scontrino, quel gesto è proprio ciò che la norma persegue.

Omaggi e sconti

L'omaggio al cliente abituale e lo sconto del pranzo restano, ma non si possono più applicare riaprendo conti chiusi. La pratica corretta è registrarli come righe esplicite prima di chiudere il conto, con la loro motivazione, e verificare con il consulente il trattamento IVA degli omaggi. Il conto chiuso è un registro emesso, e un registro emesso non si ritocca.

La cena aziendale chiede fattura

Se il destinatario è un'impresa e la richiede, ha diritto alla fattura completa. Se lo scontrino è già stampato, resta nella catena e il sistema emette una fattura completa che lo sostituisce, registrata con la chiave F3. Richiamare il numero, la serie e la data dello scontrino sostituito è raccomandabile per tracciabilità, ma l'AEAT lo considera facoltativo, quindi una cassa non è inadempiente se non lo fa. Come ogni fattura completa, però, la F3 deve identificare il destinatario: nome o ragione sociale, NIF e indirizzo. E c'è una via che risparmia l'intero passaggio. Se il tavolo avvisa prima di chiudere il conto, lo scontrino può essere emesso già con il NIF e l'indirizzo del cliente e con la quota IVA indicata separatamente, e nasce direttamente come registro F1, senza passaggio da risolvere. Verifica che la tua cassa risolva entrambe le cose durante il servizio, perché dicembre intero è fatto di tavoli che chiedono fattura a mezzanotte.

La chiusura di cassa di notte

La chiusura Z resta utile come controllo interno: conteggio, contante atteso, differenze. Sparisce la chiusura che ripulisce. VeriFactu registra scontrino per scontrino, e una chiusura che fa sparire operazioni trasforma la cassa in software a doppio uso, vietato dal 2021. L'ordine corretto è confrontare la Z con i registri del sistema, mai il contrario.

Terrazza, POS e preconto

VeriFactu registra l'emissione dello scontrino, comunque si incassi: contante, carta o pagamento istantaneo. Il POS non fa parte del sistema di fatturazione. Il punto delicato della terrazza è un altro. Il preconto portato al tavolo non è una fattura, e l'abitudine di incassare con la proforma senza emettere mai lo scontrino definitivo non ha più spazio. Lo scontrino reale, con il suo QR, deve uscire dal sistema.

Le consegne tramite piattaforma

Se lavori con piattaforme di consegna, chi fattura al cliente finale dipende dal contratto. Ci sono modelli in cui fatturi alla piattaforma e modelli in cui la piattaforma fattura a tuo nome, e in quest'ultimo caso anche quei registri devono rispettare il regolamento. Vale la pena rileggere il contratto e verificare che le vendite da piattaforma entrino nel sistema senza duplicarsi con gli scontrini di sala.

Le mance

La mancia davvero volontaria, quella che il cliente decide di dare e di quantificare, non è corrispettivo del servizio: resta fuori dalla base IVA e, per questo, non entra nel registro di fatturazione. È dottrina della Dirección General de Tributos spagnola. La consulta 2174-03, del 2003, lo ha stabilito proprio per le mance della ristorazione. La V3095-17, del 2017, ormai vincolante, ha fissato lo stesso criterio, e la V1808-22, del 2022, lo ha ribadito in un caso diverso, i contributi volontari a un sito web. Altra cosa è la maggiorazione imposta dalla casa (coperto, supplemento per la terrazza, «servizio incluso»): quella è prezzo, va sullo scontrino e viene tassata come il resto. Da qui in poi segue una nostra raccomandazione operativa, che il regolamento non richiede. Se la mancia arriva dal POS, non inserirla nello scontrino e tienila in un controllo interno separato, perché la cassa quadri con i registri del sistema. Per la ripartizione e il trattamento in busta paga, rivolgiti al tuo consulente.

Devi cambiare la cassa per VeriFactu?

Non serve quasi mai cambiare le apparecchiature, perché l'obbligo riguarda il programma che emette gli scontrini. Schermo touch, cassetto, stampante termica e POS non sono regolati. Se il tuo fornitore aggiorna la tua versione a una conforme, non cambi nient'altro.

Dal 29 luglio 2025 chi ti vende software di fatturazione può venderlo solo adeguato, e non esiste un'omologazione ufficiale che lo certifichi. Il modello spagnolo è quello della dichiarazione di responsabilità: il produttore dichiara, sotto la propria responsabilità e per ogni versione, che il sistema rispetta il regolamento, e quella dichiarazione deve essere visibile dentro il programma. La formula commerciale «omologato dall'AEAT» è un segnale d'allarme, perché quell'omologazione non esiste. E la domanda giusta al tuo fornitore non è «siete conformi a VeriFactu?», ma «mostrami la dichiarazione di responsabilità della versione che ho installato».

Segnali che la tua cassa attuale non arriverà alla tua data di obbligo:

• Il fornitore non dà una data di adeguamento né mostra la dichiarazione di responsabilità.
• Il sistema permette oggi di cancellare o rinumerare scontrini emessi.
• Non distingue annullamento da eliminazione.
• Non sa emettere una fattura sostitutiva da uno scontrino.
• L'azienda non pubblica aggiornamenti da mesi.

Ciascuno, da solo, è scomodo. Insieme disegnano una migrazione forzata nel peggior trimestre possibile.

Autonomi con un bar: regime forfettario, bollettario, Excel e l'app dell'AEAT

Quattro dubbi ricorrono tra i lavoratori autonomi con un bar, e tutti e quattro hanno una risposta breve.

Nei módulos, il regime forfettario spagnolo, dipende da come fatturi. In via generale, nei módulos non devi emettere fattura al consumatore (articolo 3.1.c del regolamento di fatturazione). E se la tua cassa emette solo scontrini che non sono fattura, la Dirección General de Tributos la lascia fuori da VeriFactu (consulta V0665-26). Se la tua cassa stampa fatture semplificate, o se emetti fatture con un programma anche senza esserne obbligato, quel sistema deve essere adeguato in tempo per la tua data, che per un lavoratore autonomo è prima del 1 luglio 2027 secondo il BOE. E a un'impresa bisogna sempre emettere fattura.

Il bollettario cartaceo resta valido. VeriFactu regola i sistemi informatici di fatturazione; non obbliga a comprarne uno. Il bar che emette tutti gli scontrini a mano, con bollettario, resta fuori dal regolamento.

Con Excel dipende dall'uso. Qui l'AEAT ha messo per scritto dov'è il confine. Se il foglio di calcolo si usa solo per inserire i dati delle fatture, emetterle e stamparle e conservare le informazioni, compresi elenchi con totali e altre regole di calcolo, il regolamento non ti riguarda. Diventa un sistema informatico di fatturazione quando lo usi anche per elaborare quei dati e generare direttamente i libri registro dell'IVA o dell'IRPF, la contabilità o qualsiasi altro risultato con cui adempi a obblighi fiscali. L'esempio che porta la stessa AEAT è una macro che costruisce il libro registro delle fatture emesse. Superata quella linea, il problema c'è davvero: un foglio di calcolo non può sostenere l'impronta concatenata né l'inalterabilità, e tocca cambiare strumento. In un bar, in ogni caso, a decidere di solito è la cassa da cui escono gli scontrini.

E l'applicazione gratuita dell'AEAT non ti serve per il banco. L'AEAT ha un'applicazione di fatturazione gratuita, ma obbliga a identificare il destinatario in tutte le fatture e, per questo, non emette fatture semplificate. Lo dice lei stessa: «Tutte le fatture devono includere obbligatoriamente un destinatario, per cui non è possibile emettere fatture semplificate (scontrini)». Permette solo fattura ordinaria, rettificative e sostitutive di semplificata. In un bar, dove quasi tutto quello che esce dalla cassa è uno scontrino, serve solo per il caso occasionale della fattura completa che chiede l'azienda della sala riservata. C'è un secondo motivo per non costruire l'attività sopra di essa: i registri non si possono esportare in un altro programma, quindi se inizi lì e poi cambi, lo storico resta dentro.

Sanzioni: cosa rischi

Il regime sanzionatorio ha due piani. Il piano nuovo è l'articolo 201 bis della legge tributaria spagnola, creato dalla legge antifrode del 2021. Va letto per intero, perché non punisce il «non rispettare VeriFactu» in generale. Il produttore o rivenditore della cassa rischia 150.000 euro per ogni esercizio con vendite e per ogni tipo di sistema. È la multa per fabbricare o vendere software che permetta di occultare vendite, tenere doppie contabilità o alterare registri già emessi, o che non rispetti le specifiche tecniche. Vendere sistemi senza certificazione quando dovrebbero averla gli costa 1.000 euro ciascuno.

Per il ristorante, la multa fissa di 50.000 euro per esercizio punisce una fattispecie concreta. Il sistema non rispetta quanto richiesto dall'articolo 29.2.j della legge tributaria e, inoltre, non è debitamente certificato quando dovrebbe esserlo, oppure è certificato ma qualcuno lo ha alterato. In VeriFactu, certificato significa che il produttore ha emesso la dichiarazione di responsabilità di quella versione.

La sfumatura temporale conta. La parte legata al regolamento riguarda il produttore dal 29 luglio 2025. Nel caso del ristorante, la mancanza di certificazione si può sanzionare solo dalla sua data di obbligo, che oggi il BOE fissa nel 2027. Il divieto di software a doppio uso, invece, vale dall'ottobre 2021. Una cassa che oggi permetta di cancellare vendite è già sanzionabile senza aspettare VeriFactu, anche se produttore e attività rispondono per strade diverse. Al produttore che la commercializza si applica il 201 bis dal 2021. L'attività che la usa per occultare vendite può incorrere oggi, tra le altre, nelle violazioni del piano classico.

Il piano classico è l'articolo 201 della stessa legge, quello che si applica già ogni giorno. Non emettere o non conservare scontrini e fatture è una violazione grave, con multa proporzionale del 2 % dell'importo delle operazioni interessate (300 euro per operazione quando l'importo non è noto). Emetterli con dati errati costa l'1 %, e le fatture con dati falsi il 75 %. Quando la violazione è sostanziale, la norma stessa raddoppia la sanzione (comma 5 dell'articolo 201). È la strada con cui oggi si sanziona chi non batte lo scontrino al banco, e non deve aspettare nessun calendario.

VeriFactu non è la fattura elettronica B2B né TicketBAI

Tre norme diverse circolano mescolate nelle conversazioni, nei blog e anche in qualche sito di casse. Ognuna regola una cosa e si attiva in un momento differente:

La confusione più costosa è tra la prima e la seconda colonna. VeriFactu regola come nasce lo scontrino. La fattura elettronica tra imprese (B2B) del Real Decreto 238/2026 regola come la fattura viaggia tra le aziende, in formato strutturato e con controllo dei suoi stati di accettazione e di pagamento. Un ristorante finirà per convivere con entrambe, ognuna con il suo ritmo, e nessun fornitore serio te le venderà come se fossero la stessa cosa. Il conto alla rovescia della seconda è partito il 6 ottobre 2026, quando è entrata in vigore la Orden HAC/1028/2026. Secondo il calcolo dell'AEAT, l'obbligo arriva il 6 ottobre 2027 per chi ha superato 8 milioni di euro di volume d'operazioni l'anno precedente e il 6 ottobre 2028 per gli altri. I lavoratori autonomi e le comunioni di beni fino a 8 milioni non devono comunicare lo stato delle fatture e i pagamenti fino al 6 ottobre 2029. I due calendari, uno accanto all'altro, sono nella tabella delle date di VeriFactu e della fattura elettronica B2B. La terza colonna ha una fonte forale propria: le fasi di Bizkaia si possono verificare nel calendario ufficiale di attuazione di Batuz.

Come preparare il ristorante prima della tua data, senza aspettare dicembre

Con la data ancora davanti, il settore ha margine per adeguarsi senza fretta. Questi sono i sette passi, pensati per essere fatti fuori stagione.

1. Individua la tua data di obbligo

Finché non viene pubblicata un'altra norma, la tua data è quella del BOE. Se l'attività è soggetta all'imposta sulle società, deve avere il sistema adeguato prima del 1 gennaio 2027; se sei un lavoratore autonomo o una comunione di beni, prima del 1 luglio 2027. Il Ministerio de Hacienda ha annunciato un rinvio fino a ottobre 2028, senza giorno né norma approvata e senza chiarire se includa le società. Chi è soggetto alla normativa forale dei Paesi Baschi o della Navarra resta fuori da VeriFactu: nei Paesi Baschi vige TicketBAI e in Navarra oggi non c'è nessun sistema equivalente in vigore. Resta fuori anche chi applica il SII, per obbligo o per adesione volontaria. Annotala con margine: la data delle società cade subito dopo la campagna di Natale, il momento peggiore per inaugurare una cassa.

2. Chiedi al fornitore la dichiarazione di responsabilità

Chiedi la dichiarazione di responsabilità della versione esatta che hai installato e l'impegno scritto ad adeguarsi ai cambiamenti tecnici che arriveranno. Se il tuo fornitore non ce l'ha ancora, chiedi una data per iscritto, anteriore alla tua data di obbligo, entro cui averla. Ricorda che da luglio 2025 non possono venderti altro.

3. Verifica i tipi di registro che usa un ristorante

Fattura semplificata della ristorazione, passaggio a fattura completa senza cancellare lo scontrino, rettificative e annullamento con traccia. Chiedi di vedere il flusso con un caso reale di tavolo: la demo generica da ufficio non mostra il passaggio dallo scontrino F2 alla fattura F3, che è proprio quello che dicembre mette alla prova.

4. Scegli la modalità: VERI*FACTU salvo eccezioni

L'invio all'AEAT semplifica firma, eventi e conservazione. Inoltre, il regolamento presume che il sistema rispetti fin dalla progettazione i requisiti tecnici del suo articolo 8 (presunzione dell'articolo 16.2). Quella presunzione copre solo il programma, e le tue imposte ne restano fuori. Chiedi come si comporta il sistema quando salta internet e come il responsabile di sala vede che ci sono registri in coda.

5. Prova il flusso reale nel locale

QR leggibile sul rotolo termico da 58 o 80 millimetri, scontrino definitivo emesso al tavolo, omaggi e sconti come righe esplicite. Tutto quello che si inceppa nella prova di un martedì tranquillo, il sabato sera si inceppa molto di più.

6. Quadra la chiusura di cassa con i registri

Ridefinisci il rito notturno: la Z è controllo interno e i registri del sistema sono la verità fiscale. Confronta quanto contato con quanto registrato e tratta le differenze come anomalie del giorno. Se il conteggio vive già nello stesso sistema delle comande, questo passo dura pochi minuti.

7. Forma la squadra e inaugura l'invio volontario in bassa stagione

Alla squadra cambiano due gesti: annullare lascia traccia e la fattura aziendale si fa dallo scontrino. All'attività conviene inaugurare l'invio volontario in un mese tranquillo. Fino alla tua data di obbligo puoi disattivarlo se qualcosa non torna. Il criterio specifico dell'AEAT impone di mantenere la modalità fino al 31 dicembre solo a chi inizia a inviare quando è già obbligato.

Scarica la lista di controllo per la riunione con il tuo fornitore. Lista di controllo di VeriFactu per la cassa di un ristorante, in CSV (in spagnolo). Aprila in Excel, Google Sheets o Numbers: raccoglie le domande di questa guida con il loro perché e la risposta che dovresti ottenere, pronta per spuntare le caselle durante la riunione.

Vuoi vedere come funziona in un sistema pensato per ristoranti? Scopri la cassa di Plattio.

Come si inserisce Plattio in questo flusso

La fatturazione di Plattio è integrata con il sistema dell'AEAT tramite VeriFactu, solo in Spagna, ed è conforme al Real Decreto 1007/2023 in modalità VERI*FACTU. Vive nello stesso sistema delle comande e dell'incasso, così lo scontrino nasce dove nasce la vendita.

La chiusura di cassa è integrata nelle Comande e riguarda contante e carta. Include apertura con fondo, movimenti del turno con i relativi prelievi, conteggio per taglio di monete e banconote, contante e carta attesi con riconciliazione rispetto alla chiusura contabile del POS, differenza del turno e storico delle chiusure. È l'ordine richiesto dal passo 6: quanto contato contro quanto registrato, ogni notte, sulla stessa schermata.

E se stai mettendo in ordine gli adempimenti del locale in generale, questa guida ha una sorella: la guida al registro orario digitale nella ristorazione, un'altra norma con calendario proprio che è meglio chiudere prima che la data stringa.

Riepilogo pratico

• Stato al 15 ottobre 2026: il BOE impone il sistema adeguato prima del 1 gennaio 2027 ai contribuenti dell'imposta sulle società e prima del 1 luglio 2027 agli altri (Real Decreto-ley 15/2025). Ottobre 2028 è solo una previsione del Ministerio de Hacienda, senza giorno né norma approvata, che non chiarisce se includa le società.
• Le date del 2026 che circolano appartengono a un calendario sostituito. Pretendi sempre la norma, il suo stato sul BOE e la data di aggiornamento.
• L'obbligo riguarda il software: registri scontrino per scontrino, impronta concatenata, annullamento con traccia e QR fiscale. L'hardware non si cambia quasi mai.
• Il tuo fornitore può venderti solo software adeguato dal 29 luglio 2025, e il documento che lo attesta è la dichiarazione di responsabilità del produttore, perché l'omologazione ufficiale non esiste.
• Per un ristorante vince la modalità VERI*FACTU: meno carico tecnico, presunzione che il sistema rispetti fin dalla progettazione i requisiti tecnici dell'articolo 8 e cliente che può verificare il suo scontrino. Secondo l'AEAT, provarla adesso non ti lega alla modalità fino alla tua data di obbligo.
• VERI*FACTU ti risparmia di custodire i registri già trasmessi. Le fatture e i libri registro si conservano comunque: in via generale quattro anni ai fini fiscali e sei ai sensi del Codice di Commercio spagnolo.
• Nei módulos, VeriFactu ti riguarda solo se fatturi con un programma o con una cassa, e il bollettario a mano resta fuori. Con Excel dipende dall'uso: entra nel regolamento solo se genera anche libri registro o contabilità.
• L'applicazione gratuita dell'AEAT non emette scontrini, quindi non sostituisce la cassa del banco.
• I 50.000 euro per esercizio puniscono una fattispecie concreta: sistema che non rispetta l'articolo 29.2.j e che inoltre è privo della certificazione dovuta o è certificato ma alterato. La mancanza di certificazione si può sanzionare solo dalla tua data di obbligo. Fabbricare o vendere software a doppio uso si sanziona già dal 2021; l'attività che occulta vendite può incorrere oggi, tra le altre, nelle violazioni dell'articolo 201.
• I mesi che restano fino alla tua data sono la finestra: adeguarsi in bassa stagione, con l'invio volontario provato prima della campagna di Natale.

Chiudi la fatturazione prima che la data decida per te

I locali che vivono peggio un cambio normativo di solito sono quelli che iniziano nell'ultimo trimestre. Adeguare la fatturazione adesso, fuori stagione, trasforma la tua data di obbligo in un giorno qualunque.

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